Privacyreglement Vrienden Oranjewoud Festival


Dit reglement beschrijft welke gegevens van vrienden van Oranjewoud Festival door de Stichting Vrienden Oranjewoud Festival (hierna Stichting Vrienden) worden vastgelegd, wie er toegang hebben tot deze gegevens en hoe wordt omgegaan met calamiteiten.

Gegevens

Aanmelding

De Stichting Vrienden legt in een excelbestand gegevens vast van degenen die zich schriftelijk als vriend/gouden vriend/donateur/vriend in natura hebben aangemeld. Het betreft de volgende gegevens:

  • Naam en voorletter(s)
  • Adres, postcode en woonplaats
  • Telefoonnummer
  • Mailadres
  • IBAN
  • Datum van aanmelding
  • Toegezegde bijdrage
  • Wel/geen machtiging afgegeven

Het excelbestand is opgeslagen in dropbox. Penningmeester en vriendenadministrateur kunnen een kopie bezitten. Naast het excelbestand wordt een mailbestand bijgehouden, waarin opgenomen naam en mailadres. Alleen de vriendenadministrateur heeft toegang tot dit bestand. 
De penningmeester voert de gegevens in in het adresboek van de Rabobank rekening. Dit is nodig om de bijdrage te kunnen innen. 
Originele aanmeldingsformulieren worden bewaard door de penningmeester. Mails omtrent aanmelding, wijzigingen en machtigingen worden door de Stichting Vrienden bewaard, zolang een persoon vriend is. 

Afmelding

Bij  opzegging als vriend enz. worden de gegevens van betrokkene verplaatst naar een bestand “uitgeschreven”. Twee jaar na het lopende jaar worden de gegevens verwijderd en wordt het aanmeldingsformulier vernietigd. Uitschrijving uit het mailbestand gebeurt direct.

Toegang tot de bestanden

Toegang tot de bestanden met informatie hebben de vier bestuursleden van de Stichting Vrienden en de administrateur (hoofd kaartverkoop) van het kernteam van Oranjewoud Festival. Wijzigingen kunnen worden aangebracht door penningmeester en vriendenadministrateur Stichting Vrienden en de administrateur van het kernteam.

De Stichting Vrienden gebruikt de gegevens voor communicatie met de vrienden, uitnodigingen, innen van de bijdragen en aanbieden van vriendenacties.

De administrateur van het kernteam gebruikt de informatie voor het verzenden van nieuwsbrieven en het informeren van vrienden over actualiteiten, kaartverkoop, uitnodigingen en acties voor vrienden.
De verstrekte informatie wordt in geen geval ter beschikking gesteld van derden of te koop aangeboden.

Calamiteiten

Uiteraard wordt geprobeerd zorgvuldig met andermans gegevens om te gaan. Voor de zekerheid wordt bij alle mailverkeer verzocht te melden als een mail per ongeluk verkeerd verzonden is. We zullen de fout dan zo spoedig mogelijk herstellen.

Mochten we geconfronteerd worden met een lek of hack, dan wordt direct een specialist ingeschakeld om het probleem te verhelpen. Betrokkenen worden binnen 72 uur geïnformeerd en er wordt, binnen de termijn van 72 uur, een melding gedaan bij de Autoriteit Persoonsgegevens.

Bezwaar

Alle vrienden (per mei 2018) zijn geïnformeerd over dit reglement. Het is door vrienden op ieder later moment op te vragen bij de Stichting Vrienden. Heeft een vriend bezwaar tegen de vastlegging of het gebruik van gegevens, dan kan dit via mail of post bij de Stichting Vrienden worden gemeld. Het bezwaar kan gevolgen hebben voor de informatie die betrokkene vervolgens nog kan ontvangen. Overleg hierover kan plaatsvinden. Suggesties ter verbetering van de werkwijze zijn welkom.

Versie 1, mei 2018